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Como obter feedback dos participantes de seu evento

19 jun 2018

Como obter feedback dos participantes de seu evento

A gestão de um evento não termina com a cerimônia de encerramento. Um bom planejamento abrange ações a serem realizadas depois que o evento termina. Por quê? Para avaliar os pontos positivos e negativos da organização, analisar a repercussão do evento e manter um relacionamento com os participantes.

Essas estratégias são muito importantes para a melhoria das próximas edições do evento e para fidelizar o público. Mas, quais são as melhores formas de obter o feedback dos participantes e criar uma relação com eles depois do término do evento? Nesta matéria, nós contamos para você!

Importância da avaliação

A avaliação do evento deve ser levada em consideração desde o início de seu evento planejamento. Isso porque os organizadores precisam estar atentos a todo o desenvolvimento do evento, o que inclui analisar o grau de satisfação dos participantes.

A avaliação do público é muito útil para identificar o que deve ser feito de diferente e mantido nas próximas edições. Infraestrutura, escolha dos palestrantes, credenciamento, organização, coffee-break e disposição dos estandes são alguns dos itens que podem ser avaliados por meio do feedback dos participantes.

Essa tarefa aparentemente simples, precisa ser muito bem arquitetada. O gestor do evento deve ter em mente quais são os meios adequados para obter o feedback e quando colocar o questionário em prática.

Quando obter o feedback dos participantes?

Coletar a opinião dos participantes durante ou depois do evento? Esta é uma dúvida muito comum, mas não existe um consenso sobre o melhor momento. Na verdade, tudo vai depender do tipo do evento e dos pontos que você queira avaliar. Um questionário extenso precisa, por exemplo, ser mais dinâmico e interativo. Nesse caso, o ideal seria enviá-lo por e-mail dias após a finalização do evento.

É importante não demorar muito para enviar o formulário de avaliação, pois o evento precisa estar quente na mente do participante. Caso aplique a análise 15 dias depois, corre-se o grande risco de o público já nem lembrar mais quais aspectos da organização eles acharam legais e quais os desagradaram.

Os gestores que optam por aplicar questionários durante o evento – geralmente, no último dia – buscam justamente captar o sentimento momentâneo dos participantes. Essa técnica não é muito indicada atualmente, visto que hoje existem diversos recursos digitais voltados para esse tipo de avaliação e que possibilitam manter um relacionamento duradouro com o público.

Quais recursos utilizar?

Na hora de obter o feedback dos participantes, os gestores de eventos têm a sua disposição uma variedade de recursos. Os mais tradicionais são os formulários impressos entregues no dia do encerramento. Mas, há outras ações muito mais funcionais e atrativas hoje em dia graças à existência, por exemplo, de aplicativos específicos para isso. Confira algumas possibilidades:

Aplicativos

Existem diversos aplicativos para smartphones e tabletes desenvolvidos para coletar a opinião dos participantes de eventos. Eles costumam ser práticos, intuitivos e interativos. Além disso, otimizam a análise dos resultados, pois geram relatórios com base nas respostas.

Redes sociais

É importante criar uma hashtag exclusiva do evento e incentivar o público a utilizá-la quando for postar alguma foto no Instagram ou algum comentário no Twitter. Por meio desse recurso, é possível monitorar o que os participantes têm falado sobre o evento nas redes sociais. Essa estratégia deve ser executada durante a realização do evento e até um mês após a sua finalização. Isso vai ajudar a acompanhar a repercussão da organização.

E-mail marketing

O e-mail marketing é outra estratégia bastante eficaz tanto para obter feedback dos participantes quanto para estabelecer uma relação próxima com eles. Para isso, é essencial ter um mailing completo. É possível enviar as perguntas ao público no corpo do e-mail, mas o mais recomendado é direcionar o usuário a uma outra página com um formulário, o qual deve ser atrativo e dinâmico.

O e-mail marketing pode ser aproveitado ainda para agradecer o público pela participação, se desculpar por possíveis falhas na organização e enviar materiais resultantes do evento: fotos, e-books, resumos e dados relevantes. Manter esse tipo de relação é importante para que os participantes sintam-se motivados a participar de uma próxima edição.

Como devem ser os questionários?

Um questionário eficiente deve ser objetivo. Não faça 30 perguntas ou muitas questões dissertativas. A concisão será fundamental para conseguir obter um número expressivo de avaliações. Isso significa que o questionário deva ter em torno de 10 perguntas com alternativas (classificação de 1 a 4; ícones de rostinhos tristes, felizes e imparciais; conceitos indo de péssimo a excelente).

Se julgar necessário fazer questões abertas, coloque apenas uma ou duas questões nesse estilo. Elas devem ser mais abrangentes, como “Quais aspectos mais te agradaram no evento?” ou “Por que você indicaria o evento aos seus amigos?”.

Lembre-se: Caso haja feedbacks negativos, a organização do evento deve avaliar a reclamação e elaborar uma resposta adequada.

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