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Descubra como organizar uma festa de formatura dos sonhos

21 maio 2019

Descubra como organizar uma festa de formatura dos sonhos

Depois de alguns anos na faculdade, se dedicando aos estudos e se esforçando para se tornar um excelente profissional, o universitário só quer comemorar. Então, nada melhor do que promover uma formatura impecável para festejar esse momento único.

Porém, para que a festa atenda às expectativas de todos os participantes, alguns pontos devem ser seguidos pela agência contratada ou comissão de alunos.

Pensando nisso, elencamos algumas dicas de como organizar uma festa de formatura dos sonhos e ter tudo sob controle. Confira!

1. Defina a agência organizadora e/ou comissão de formatura

Como em qualquer outro evento, para que uma formatura aconteça conforme o planejado, é necessário ter uma equipe dedicada e que se responsabilize por colocar todas as tarefas em prática.

A respeito disso, a turma de formandos pode contratar uma agência de eventos para trabalhar totalmente independente, reunir um grupo de alunos que tenha disponibilidade para assumir todas as tarefas ou até mesmo usar esses dois recursos simultaneamente, conciliando as demandas.

2. Verifique o interesse dos alunos na festa

Após ter definido os responsáveis pela formatura, a próxima tarefa é verificar a adesão do evento pelos alunos.

Para isso, os organizadores podem pedir para que os interessados preencham uma lista com o nome e dados para contato ou fazer uma votação rápida.

Essa medida ajuda a prever o tamanho do evento que será produzida, bem como definir orçamentos e nortear as negociações com os fornecedores.

3. Elabore um briefing completo do evento

Outro recurso que pode ser útil para o planejamento e organização da festa de formatura é a aplicação de uma pesquisa para identificar o perfil dos alunos, suas preferências e o que eles esperam que tenha na cerimônia.

Assim, será mais fácil criar um briefing detalhado com informações importantes, como, por exemplo, a decoração que será usada, as atrações musicais, tipo de buffet, lembrancinhas, entre outros tópicos.

4. Escolha uma data e horário

Considerando que há um calendário acadêmico a ser seguido e que a disponibilidade dos alunos e dos espaços pode ser restrita, é bom definir uma data e um horário o quantos antes.

5. Faça um checklist com todas as tarefas

A partir de todas as informações reunidas até aqui, os responsáveis pela formatura já podem produzir um checklist detalhado com todas as etapas do evento.

Nele deverá ter todas as tarefas que devem ser executadas, os responsáveis e os prazos para finalizar cada uma delas. Além disso, ter registrado as atualizações que ocorrem ao longo do tempo, observações e lembretes para ações futuras.

6. Defina um orçamento para realizar a festa

Para definir qual será o valor total da festa, quanto será cobrado de cada aluno e quantas pessoas ele poderá convidar, comece pela cotação dos fornecedores.

Lembre-se que, em uma festa como essa, existem muitos detalhes – decoração, lembrancinhas, jantar, bebidas, atrações musicais, fotografia, equipe de segurança, entre outras coisas – e que, por isso, é importante contratar empresas confiáveis e comprometidas a oferecer um excelente serviço.

7. Procure um local adequado

Ainda falando sobre fornecedores, temos um item ainda mais importante: o espaço onde acontecerá o evento.

Escolha um local que tenha um tamanho adequado para acomodar todos os convidados, que ofereça uma infraestrutura completa para a sua festa e, ainda, seja regularizado de acordo com as normas de segurança.

8. Inicie a divulgação da festa de formatura

Assim que fechar uma data, horário e o local do evento você já pode iniciar a divulgação da formatura.

Um save the date, nesse caso, pode fomentar a curiosidade dos convidados, atrair mais interessados e, o mais importante, fornecer as informações básicas para que os alunos comecem a se programar para o evento.

Também é essencial deixar bem claro as formas disponíveis para obter o ingresso para a formatura – valores dos convites, especificidades dos pacotes para estudantes e não estudantes e todos os itens relevantes para que não haja dúvidas.

Ao longo dos meses, enriqueça a divulgação com os diferenciais que a festa terá, como as atrações musicais, sorteios, patrocínios, etc.

9. Acompanhe o evento do início ao fim

No dia da formatura, mesmo que tudo já esteja muito bem organizado, ainda existem procedimentos primordiais para o sucesso do evento que devem ser seguidos.

O primeiro deles é o acompanhamento da montagem da festa, e, para isso, é imprescindível manter uma comunicação clara e alinhada com todos os fornecedores e verificar se tudo está sendo feito conforme foi negociado.

Outro ponto é a segurança, uma responsabilidade exclusiva do produtor, que garante que todos os participantes estejam seguros e previne qualquer contratempo ou acidente que possa ocorrer.

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10. Execute algumas ações de pós-evento

Para finalizar a formatura com chave de ouro, acompanhe a desmontagem de toda a estrutura da festa, verifique itens perdidos ou quebrados e, o principal, divulgue os melhores momentos para que as pessoas compartilharem e eternizarem esse momento inesquecível.

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