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Em 9 de abril de 2019

O que é RSVP e quais as vantagens em utilizá-lo?

Uma das primeiras etapas em um planejamento de evento é a definição da quantidade de participantes que deseja atingir. Nesse sentido, entender o que é RSVP e quais vantagens que ele oferece pode ajudar a chegar em um número aproximado de convidados confirmados e ter mais sucesso na sua estratégia.

Atualmente, com os avanços tecnológicos, a técnica ganhou novas ferramentas como páginas online e mensagens automáticas de confirmação de presença, o que a deixou ainda melhor para prevenir, por exemplo, a contratação de recursos desnecessários.

Para abordar mais detalhes sobre o assunto e trazer os benefícios e métodos em utilizá-lo elaboramos esse artigo. Acompanhe!

O que é RSVP?

O conceito de RSVP foi criado baseado na expressão francesa “Répondez S’il Vous Plaît”, que traduzida para o português, significa “Responda, por favor”. Assim, hoje em dia, a abreviação é utilizada quando é necessário pedir a confirmação de presença dos convidados em um determinado evento.

Tipos de RSVP

  • Confirmação ativa

A empresa que opta por fazer um RSVP com confirmação ativa, como o próprio nome remete, terá que entrar em contato com cada convidado para verificar o interesse e disponibilidade dele em participar da comemoração promovida.

  • Confirmação passiva

Já a confirmação passiva é feita pelo convidado por um canal pré-definido e, por esse motivo, costuma ser um pouco menos segura para quem está planejando o evento, considerando que a empresa tem uma participação menor na atividade e muitos convidados podem deixar essa tarefa de lado.

Mas, para ter uma diferença menor entre o número de confirmados e o de presentes no dia, você pode optar por usar os dois tipos (ativo e passivo).

Como aplicar a estratégia:

  • Check-in online

Uma ferramenta muito utilizada no RSVP de confirmação passiva é o check-in online. Com esse recurso o organizador desenvolve um site ou uma landing page onde terá um formulário para o visitante realizar um breve cadastro e, assim, demonstrar seu interesse em participar da cerimônia ou festividade.

  • Venda de ingresso

Considerando que dificilmente uma pessoa compra algo sem a intenção de utilizar o produto ou serviço, a venda de ingresso pode ser a estratégia mais assertiva em relação a ter um número exato de presentes no seu evento.

Sobre isso, esse método pode ser feito de duas maneiras: através de uma página na internet que apresenta os itens necessários para uma compra virtual (informações detalhadas da festa, termos e condições, segurança para o pagamento, etc.) ou em pontos de venda instalados nos locais estratégicos de uma região.

  • E-mail

O e-mail consegue adotar duas posições no RSVP. Ele pode ser o meio por onde você irá enviar o link para o convidado realizar o check-in online/comprar o ingresso, ou ser o principal canal de recebimento das respostas de confirmação.

Em ambas as opções, com o intuito de garantir que a mensagem seja lida, é imprescindível criar um assunto atraente para o e-mail, construir textos claros e objetivos, deixar os passos para a efetivação da inscrição evidentes e, também, quando necessário, enviar mais de uma comunicação.

  • Redes sociais

Outra ferramenta usada para medir o interesse do público em participar de uma comemoração é a divulgação feita nas redes sociais. Ao criar um evento ou publicar informações sobre a sua festa, você poderá analisar o número de confirmados, comentários, compartilhamentos e, assim, ter uma prévia de quantas pessoas estarão presentes no dia.

  • Telefone

Outro ponto que merece destaque ao realizar o RSVP é o telefone. Este canal é um dos mais efetivos, pois ao usá-lo, além de conversar com a pessoa em tempo real, você confere se o convite foi entregue com sucesso, se ela possui alguma dúvida e, ainda, pode reforçar quais ganhos ela terá ao participar do seu evento.

Vantagens em utilizar o RSVP:

  • Prever gastos e prevenir contratações desnecessárias

Ter uma previsão, mesmo que aproximada, do número de participantes te ajuda, por exemplo, a escolher o espaço físico com um tamanho ideal, a contratar a quantidade correta de comidas e bebidas, e montar uma estrutura apropriada para acomodar todas as pessoas.

Além disso, isso permite que você transmita ao seu convidado a sensação de que a festa foi bem organizada e faz com que ele vá embora satisfeito.

  • Estender o convite a outras pessoas

Outra vantagem que o RSVP oferece é a possibilidade de você, ao notar que a meta de confirmados não será atingida até a data marcada, convidar outras pessoas que não tinham recebido o convite.

Isso é benéfico, principalmente, para festas sociais, como casamentos, formaturas e aniversários, onde os convites são restritos a um grupo de pessoas e bastante concorridos.

  • Cumprir contratos de patrocínio

Em cerimônias que possuem patrocinadores, entender o que é RSVP e a importância dele é obrigatório, pois, normalmente, antes dos contratos de patrocínio serem fechados, algumas expectativas são alinhadas em relação aos lucros que o evento trará a marca do seu parceiro.

Por exemplo, se você prevê que no dia estarão presentes dois mil participantes, o seu patrocinador calculará as vendas que ele terá a partir desse número, e o sucesso da parceria terá como base a menor variação entre o plano inicial e o resultado final.

Viu só como é importante contar com o RSVP para realizar o seu evento com êxito. Então, agora é só colocar as orientações em prática.

Ficou com alguma dúvida? Clique aqui para solicitar mais informações ou deixe uma mensagem nos comentários.

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