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Planejamento financeiro de eventos

10 jan 2017

Planejamento financeiro de eventos

Quantos eventos você já tentou produzir, mas não teve sucesso? Talvez o problema principal esteja em uma falta de planejamento financeiro que viabilize a produção deste evento. Com o correto planejamento e uma projeção dos investimentos e retornos, é possível que você consiga ter uma boa noção se o momento atual é o ideal para colocar esta ideia em prática e como sua equipe conseguirá fazer isso.

A seguir, daremos algumas dicas que ajudam a avaliar a viabilidade e desenvolver de forma mais rápida o planejamento financeiro de eventos. Anote tudo!

 

Estipule um valor máximo

Não dê um passo maior do que a perna. Inicialmente, faça uma projeção de qual é o valor máximo que você pode investir no evento. Este número irá definir tudo, desde a quantidade de convidados e palestrantes, até o perfil do evento.

Aí então você poderá pensar nos detalhes mais sutis e definir quanto será investido em cada área do evento.

Lembre-se que é possível contar com Crowdfunding e patrocinadores para o evento, assim o custo pode ser compartilhado e o valor investido aumentar. Já explicamos aqui no blog como conseguir crowdfunding e também patrocinadores.

 

Defina os itens do evento

Chegou a hora de pegar um lápis e um papel (ou abrir uma planilha) e definir no que você vai investir a verba. Não deixe nada de lado: quantos convidados o evento terá? Vai ter distribuição de brindes? Quantos palestrantes você estava pensando em receber? Haverá workshops? Não se esqueça também da locação do espaço, equipe de limpeza, recepcionistas, gastos com locação de carpetes, cadeiras e iluminação.

Esta planilha vai depender do tipo de evento e do objetivo dele, mas tenha tudo anotado e quanto será investido em cada item.

 

Defina as prioridades

Ao terminar a listagem dos itens do evento e fazer a soma dos investimentos, é possível que o número tenha dado diferente do que você orçou como valor máximo para o evento. Por isso, é importante começar uma segunda lista, desta vez colocando prioridades em cada item que você havia pensado.

Identifique o foco principal do evento e reserve uma quantia maior de dinheiro para os gastos que giram em torno deste foco. Depois, defina quais itens podem ter o custo reduzido ou até mesmo ser cortado da listagem até você conseguir chegar ao teto do orçamento.

 

Busca por fornecedores

Entre em contato com ao menos três fornecedores de cada um dos itens, assim você poderá escolher o melhor custo x benefício dentro das estimativas que você havia feito. Caso o valor que você previu seja maior ou menor do que o valor dos fornecedores faça as devidas adequações na planilha para não haver susto ao final.

 

Fazendo o planejamento financeiros de eventos corretamente você conseguirá fazer o planejamento financeiro da forma correta e seu evento finalmente sairá do papel.