5 dicas para realizar um bom credenciamento em eventos
A primeira impressão que o público tem de um evento é resultado do credenciamento. Ele é o cartão de boas-vindas responsável por fornecer pistas sobre a qualidade da organização. Filas longas, problemas na identificação de dados, locais inapropriados e falhas na entrega de kits e crachás são situações que demonstram falta de preparo e mancham a imagem do evento já logo no início.
Para evitar o descontentamento dos participantes, alguns passos devem ser seguidos para a realização de um bom credenciamento em eventos. O planejamento dessa etapa deve incluir desde a definição de um ambiente ideal até a utilização de um sistema de gestão que possa otimizar o processo. Confira as dicas que nós separamos para que o credenciamento do seu evento seja um sucesso.
1. Defina um local apropriado para o credenciamento
O ambiente onde o credenciamento é realizado deve ser compatível com a dimensão do evento. Para definir o local adequado é preciso levar em consideração a quantidade de participantes e o tempo médio que cada pessoa precisará para ter a sua presença registrada. Essa é uma maneira de evitar grandes aglomerações e que filas extensas se formem.
A área do credenciamento deve ser ainda de fácil acesso e, de preferência, deve estar próxima à entrada principal. A ideia é que esse procedimento seja não só uma formalidade, mas também um espaço de recepção onde as pessoas sintam-se bem acolhidas. Caso não seja possível fixar o credenciamento em um local estratégico, é necessário que haja sinalizações ou membros da organização indicando onde esse processo está sendo realizado.
Existem também aqueles participantes que só conseguem comparecer no segundo dia do evento. Por esse motivo, é preciso haver uma equipe à disposição deles, mesmo que seja em um ambiente diferente de onde foi realizado o credenciamento principal. Além disso, é importante definir um espaço para novas inscrições, caso apareça alguém querendo participar de última hora.
2. Estabeleça categorias
Um forma de tornar o credenciamento mais eficiente é estabelecendo grupos de pessoas. A sugestão é criar categorias que levem em consideração, por exemplo, a primeira letra do nome do participante ou níveis organizacionais. No caso das letras, é possível criar divisões com base na divisão do alfabeto, como grupos de “A a L” e de “M a Z”.
Os tipos de categorias a serem definidas dependem do tipo do evento. Caso ele seja acadêmico, os grupos podem ser: graduandos, pós-graduandos e docentes. A categorização ajuda a evitar que filas gigantes se formem, além de agilizar o processo de identificação dos dados dos participantes.
3. Providencie um espaço para a entrega de kits
Não concentrar todas as atividades relacionadas ao credenciamento em um único espaço é outra maneira de otimizar o processo. Quando designamos várias funções a um mesmo membro da organização, as chances de acontecerem confusões são maiores. Por isso, a dica é segmentar esse procedimento em etapas.
A entrega de kits, portanto, deve contar com um espaço e uma equipe específica. Assim, quando os participantes estiverem devidamente registrados, eles poderão se direcionar à pessoa entregando os kits para pegar o seu. Rápido e prático!
4. Treine a equipe
A equipe responsável pelo credenciamento deve ser composta por um número de pessoas capaz de atender a todos os participantes sem que eles precisem esperar muito tempo por isso. Isso significa que o tamanho da equipe deve ser proporcional à quantidade de participantes.
Outro ponto fundamental é a preparação das pessoas que conduzirão o credenciamento. Por isso, a equipe deve ser treinada e estar pronta para os imprevistos. Além disso, ela precisa ter total conhecimento sobre a dinâmica do evento para que possa responder as perguntas dos participantes. Não podemos nos esquecer da simpatia e da educação. Uma equipe com essas características faz toda a diferença.
5. Invista em um sistema de credenciamento em eventos
Atualmente, a busca pelos dados dos participantes contam com o suporte de diversos softwares. A utilização de um sistema de gestão online para o credenciamento em eventos é a maneira mais eficaz de pesquisar por nomes e confirmar as presenças. Existem plataformas gratuitas com esse propósito, porém as pagas costumam ter mais recursos. A dica é analisar o que cada uma delas oferece para identificar qual é a ideal para o seu evento.
Embora o papel e caneta estejam em extinção na hora do credenciamento, é importante ter sempre uma lista impressa com os dados de todos os participantes. Afinal, nós nunca sabemos quando a energia poderá acabar, o computador quebrar ou o sistema simplesmente para de funcionar.
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