6 dicas para organizar um evento de inauguração perfeito
Depois de passar por todas as etapas de um planejamento de abertura de empresa, chega o momento tão esperado: o lançamento da nova loja, e essa é a hora de pensar no evento de inauguração, uma ocasião essencial para alavancar o sucesso da marca recém criada.
Atualmente, vivemos rodeados de informações a todo instante, então, realizar esse tipo de cerimônia pode servir para avisar o público-alvo que existem novidades chegando ao mercado. Ainda, o evento pode deixar uma marca ainda mais conhecida, fazer com que as pessoas falem sobre os produtos ofertados, e ajudar a nova empresa a realizar parcerias e construir uma base de leads.
Desta forma, para que a sua inauguração saia como planejado e traga resultados positivos, confira seis dicas que te ajudarão a realizar um primeiro evento perfeito.
1. Conheça o seu público-alvo
Para realizar um evento de inauguração, é importante saber, primeiro, para quem você está fazendo, assim, é imprescindível conhecer o público-alvo da sua loja antes de começar a pensar em outros detalhes do lançamento.
Sabendo algumas informações sobre quem serão os convidados, você terá mais capacidade para fazer o evento de maneira correta e definir, por exemplo, qual será o buffet oferecido, o local mais adequado e os brindes que serão entregues.
2. Defina objetivos
Outro ponto importante que você tenha em mente – e em papel também – é sobre o que você quer atingir com o evento de inauguração da loja. Para isso, pense se deseja atrair visibilidade do público para a nova marca, conseguir parceiros, gerar vendas, captar leads ou ter qualquer outro foco.
Com esses objetivos definidos antes da inauguração, será mais fácil mensurar os resultados e verificar se conseguiu atingir suas metas.
3. Defina os principais detalhes do evento de inauguração
Após conhecer o seu público e o seu objetivo, você terá que começar a definir alguns detalhes do evento de inauguração, como a data e o horário.
Não pense que essa será uma escolha aleatória: pelo contrário, você precisa antes de fixar a data do evento, considerar e fugir de datas importantes – Black Friday, Natal, Páscoa, feriados prolongados e eventos importantes –, para garantir a presença dos seus convidados.
Sobre o horário, é importante atentar-se à disponibilidade do seu público, visto que, de nada adianta marcar seu evento para 10 horas da manhã, por exemplo, tendo ciência que os seus convidados só estarão disponíveis no período da noite.
Outro item importante é a definição do nível de privacidade da sua inauguração. Se ela for um evento fechado, onde apenas pessoas previamente convidadas poderão comparecer, é ideal que você estude quem são as pessoas-chave para o seu negócio e preze por convidados qualificados.
Ainda, caso opte por um evento privado, lembre-se que é necessário enviar os convites com pelo menos três semanas de antecedência para que os convidados possam se planejar e reservar um espaço na agenda.
Caso prefira realizar uma inauguração aberta ao público, divulgue massivamente nos canais e nas mídias sociais onde seus convidados estão e trabalhe todos os recursos de comunicação online e offline para gerar expectativa e vontade em comparecer ao evento.
Além disso, independentemente do tipo de privacidade que escolher, receba todos que comparecerem no dia da comemoração, pois impedir a entrada de alguém pode criar uma imagem ruim para sua loja.
4. Contrate bons profissionais
Detalhes como a refeição que será servida e a decoração escolhida devem ser pensados com cuidado. Para isso, contrate especialistas que tenham boas referências e indicações positivas – geralmente, vale a pena pagar um valor mais elevado pelo serviço de um chef renomado e um decorador especialista do que correr o risco de tirar o brilho do lançamento da sua nova marca devido a cortes de verba.
Seguindo essa linha de qualidade dos contratados, é de extrema importância que os funcionários que irão participar do evento estejam treinados e com as falas alinhadas. Um bom treinamento antes da grande inauguração serve para transmitir a linguagem que será adotada e passar detalhes úteis para responder possíveis perguntas dos convidados durante o evento.
5. Divulgue antes, durante e depois
Após toda a etapa de planejamento e contratações, o caminho a seguir é o da divulgação e esse é um passo que estará presente ao longo de todo o evento.
Primeiramente, você vai precisar criar um calendário de divulgação para que as pessoas certas saibam da sua loja. Comece a divulgação um mês antes e ao longo do tempo faça conteúdo que desperte a curiosidade e fomente a vontade dos convidados em estarem presentes. Além disso, busque o apoio da imprensa local e de apoiadores como influencers que tenham afinidade com o segmento da sua loja. Lembre-se de intensificar a divulgação com a proximidade da data da inauguração.
Já durante o evento, use a tecnologia ao seu favor. Divulgar a cerimônia em tempo real é uma tendência que está sendo muito usada, portanto, tire fotos e publique nas redes sociais, atualize o seu público nas mídias online com o que está acontecendo e, dependendo da duração de horas da sua inauguração, cogite nessas atualizações convidar o seu público a comparecer, mesmo que de última hora – acompanhar o evento pela internet talvez seja o ponto chave para uma pessoa decidir dar uma passada e conferir ao vivo.
É claro, nem todo mundo vai conseguir comparecer, mesmo aqueles que querem e se programaram, imprevistos acontecem. Por isso, é recomendado que você faça uma live streaming.
A divulgação pós-evento é, em sua maioria, focada no público que compareceu. Fazer um contato pós inauguração serve para criar uma proximidade com seus convidados e possíveis primeiros clientes. Por isso, utilize táticas como divulgação de fotos e vídeos gravados do evento e faça um resumo para aqueles que não puderam participar.
6. Dê antes de pedir
Sabemos que o evento de inauguração é uma ótima oportunidade para criar uma base de leads, mas um cuidado precisa ser tomado: não deixar explícito seu interesse em captar contatos com o intuito de vender.
Para que uma pessoa se sinta confortável em dar o telefone, endereço ou qualquer outro dado pessoal, você vai precisar oferecer alguma bonificação interessante para ela. Alguns bons exemplos são os sorteios, jogos com premiações ou materiais educativos.
Com essas seis dicas, agora vai ser mais fácil planejar o seu evento de inauguração. Gostou? Compartilhe com a sua equipe e se tiver alguma dúvida, deixe nos comentários.
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