8 dicas para conseguir patrocínio para eventos
A prospecção de patrocinadores para eventos é uma tarefa que deve envolver muita estratégia para que seja eficiente e não manche o nome dos organizadores. Isso porque muitas pessoas acreditam que para conseguir apoio financeiro basta sair disparando e-mails para qualquer empresa.
Então, aqui vão oito dicas de como conseguir patrocínio para eventos que nós do Transamerica Expo Center separamos para você.
1. Escolha empresas compatíveis com o evento
É necessário haver uma coerência entre evento e patrocinador. Um encontro de ambientalistas não pediria apoio, por exemplo, a uma empresa conhecida por seus impactos negativos à natureza. Os ideais e interesses do público e da empresa parceira precisam ser, no mínimo, compatíveis para que os benefícios do patrocínio sejam mútuos.
Quanto maior a afinidade entre os objetivos de uma corporação e de um evento, maiores serão as chances de firmar um acordo. Portanto, faça uma investigação para saber quais empresas se identificariam com o seu público-alvo e vice-versa. Depois, é só listá-las e iniciar o relacionamento com cada uma delas.
2. Certifique-se de que a empresa tem os recursos que você precisa
Para tornar a prospecção de patrocinadores mais eficiente, certifique-se de que a empresa com a qual você pretende entrar em contato tem os recursos financeiros almejados para a realização do evento. Mais do que isso, verifique se a empresa tem a cultura de apoiar eventos semelhantes ao seu.
As grandes companhias com setores de marketing e publicidade, geralmente, têm uma verba anual destinada ao patrocínio de eventos. Então, nesses casos, as chances de conseguir fechar a parceria pode ser maior, mas, para isso, você vai precisar provar que o seu projeto realmente merece esse investimento.
3. Saiba vender o evento!
Captar patrocínio nada mais é do que um processo de venda. No caso, o evento é o produto e, por isso, ele deve ser apresentado da forma mais atrativa possível para despertar o desejo de compra dos potenciais patrocinadores. Então, na hora de vender o evento, é fundamental deixar claro os diferenciais da realização.
Para estabelecer um contato com grandes chances de ser bem sucedido, planeje uma comunicação personalizada para cada empresa. Mostre que a empresa em questão foi cuidadosamente selecionada para ter a oportunidade de compor o quadro de apoiadores do evento. Explique o motivo pelo qual ela foi e escolhida e transmita todo o potencial e credibilidade dos organizadores.
4. Foque nos tomadores de decisão
Ao invés de enviar uma mensagem para o e-mail geral da empresa ou entrar em contato pelo site, tente falar diretamente com os tomadores de decisão da empresa. Isso porque, muitas vezes, o caminho para chegar até eles por modos tradicionais é muito longo e a informação pode acabar se perdendo.
Mas, como vou conseguir fazer um primeiro contato com os grandes líderes de uma companhia? Caso não conheça ninguém capaz de fazer essa ponte entre vocês, procure os perfis deles no Linkedin e mande uma recado. Assim, você vai conseguir elaborar uma mensagem ainda mais personalizada.
5. Conheça a empresa a fundo para conseguir patrocínio para eventos
Outra maneira de estabelecer uma comunicação de impacto capaz de conquistar o interesse do potencial patrocinador é demonstrando a ele o quanto você sabe e conhece a empresa dele. Então, a dica é investigar o máximo possível sobre a corporação, ficando por dentro, inclusive, das estratégias de mercado operadas.
Em posse dessas informações, você vai poder dizer como o evento poderia fazer parte do planejamento de ações da empresa e beneficiar os projetos em andamento. Se fizer isso de uma maneira bem feita, você vai conseguir impressionar o tomador de decisão e garantir o patrocínio.
6. Apresente uma lista de incentivos
Os responsáveis pela captação de patrocínio precisam alinhar com os gestores do evento quais serão os incentivos oferecidos durante a negociação. Trata-se de definir quais serão as oportunidades que o patrocinador terá para anunciar a sua marca.
Além das formas óbvias de divulgação, como incluir a logo da empresa nos materiais do evento, algumas outras dicas são:
- oferecer a chance da empresa escolher o tema de alguma palestra;
- produzir posts especiais para as redes sociais e blog oficial do evento;
- espaço para um estande da marca;
- discurso de um represente da empresa durante a cerimônia de abertura do evento.
7. Defina muito bem o local do seu evento
Ao apresentar o seu evento ao possível patrocinador, tenha todas as informações muito bem definidas, incluindo o local de realização. Escolha um espaço que agregue prestígio ao nome da marca, pois eles vão prestar atenção nisso. Além disso, verifique se o ambiente conta com recursos para merchandising, como mupis, testeiras e cancelas de estacionamento.
8. Informe como será feita a mensuração de resultados do evento
Conte às empresas de que maneira os resultados do evento serão mensurados. Elas vão querer entender qual foi o impacto do investimento e se o retorno foi positivo. Então, esteja preparado para apresentar dados que comprovem a relevância do apoio financeiro para poder garantir futuras parcerias.
Os principais indicadores a serem analisados durante um evento são os números das redes sociais, a taxa de conversão, quantidade de ingressos vendidos, o retorno sobre investimento (ROI) e o feedback dos participantes. Clique aqui e confira uma matéria especial sobre os melhores métodos para avaliar os resultados de um evento.
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