Como escolher um centro de convenções para eventos corporativos
O sucesso de um evento corporativo está relacionado à escolha do local adequado. Isso porque a infraestrutura e os serviços oferecidos podem ampliar as possibilidades, auxiliar no desenvolvimento da programação e na solução de eventuais contratempos. Confira as nossas dicas para escolher um centro de convenções apropriado para as características de cada evento.
Estrutura
Vamos começar falando sobre o tamanho e a planta do local. Eles precisam acomodar todos os espaços planejados de forma confortável e eficiente, desde os salões de exposições, auditórios e camarins, até a cozinha e os sanitários. Além deles, os seus respectivos alicerces, equipamentos, colaboradores e convidados. Tudo para que o roteiro flua com naturalidade e eficácia.
Verifique se as instalações são adequadas para prevenir acidentes – o local deve possuir saídas de emergência localizadas em pontos estratégicos, extintores, piso antiderrapante e sinalização adequada – ainda deve favorecer a ambientação e o bem-estar das pessoas através de ares-condicionados, iluminação apropriada e internet.
Wi-fi
Hoje em dia, estar conectado é praticamente indispensável para a maioria das pessoas. Por isso, oferecer internet aos participantes é praticamente obrigatório para deixá-los mais à vontade e potencializar a interação deles com o mundo. Vale lembrar que essa conexão aumenta a visibilidade do evento, uma vez que facilita a navegação nas redes sociais e aplicativos de comunicação.
Além disso, já vimos em outras matérias que a tecnologia é uma ótima aliada dos eventos. Ela pode otimizar o processo de credenciamento e assegurar o armazenamento de dados e imagens, evitando eventuais perdas.
Localização e acessibilidade
Dependendo do público, um evento corporativo pode receber pessoas de diferentes localidades do mundo. Nesse caso, atente-se a escolher um espaço que viabilize a experiência para aqueles que moram longe. Busque por centro de convenções localizados próximos a hotéis, com acesso facilitado aos transportes públicos e com estacionamento próprio ou, pelo menos, perto.
Para promover eventos integradores, que simplificam a entrada e a circulação de pessoas com mobilidade física prejudicada, recomendamos que o local tenha rampas de acesso e estruturas adaptadas às necessidades desses visitantes.
Serviços
Além de locarem espaços para a realização dos eventos, as empresas podem oferecer alguns serviços adicionais. Procure se informar sobre o que está incluso no contrato e o que é pago a parte. Fique atento às diferenças de ofertas do mercado, negocie e escolha a que melhor atende as suas necessidades, afinal isso influenciará no orçamento final.
O Transamerica Expo Center possui uma equipe altamente capacitada para oferecer locação de cadeiras, locação e instalação de carpete, fornecimento de energia adicional, serviços completos de telefonia e internet, assessoria técnica e limpeza de sanitários. Conheça outros benefícios clicando aqui.
Alimentos e bebidas
Os comes e os bebes têm um papel importante nos eventos corporativos. Para escolhê-los de forma estratégica, é preciso levar em consideração o local, o horário e o público. Para impressionar os participantes, sirva ainda itens criativos e diferenciados, que influenciem o desenvolvimento de assuntos entre os participantes e ampliem as conexões de negócios.
Mas onde eles serão armazenados e manipulados? O local de sua escolha deve estar preparado para estas situações. Verifique se a cozinha tem capacidade para armazenar os ingredientes ou pratos e bebidas finais, se está equipada com o necessário e se atende às exigências para manipulação de alimentos.
Responsabilidade ambiental
Faça parcerias com um centro de convenções que leve o ambiente em consideração. Você já parou para pensar em quanto lixo é gerado durante a montagem, a execução e o pós-evento? O seguimento tem um grande potencial para gerar impacto ambiental. E, de acordo com a Folha de São Paulo, 88% dos brasileiros dizem que se preocupam como meio ambiente. O seu público está nessa estatística!
Dê preferência a empresas que utilizam lâmpadas LED, que descartem os resíduos de forma correta e que se preocupem com a reciclagem. Essas medidas reduzirão as consequências negativas para o meio ambiente e fortalecerão o seu posicionamento no mercado.
Identidade
Não esqueça de analisar se a proposta está de acordo com o local. Além de seguro e bem localizado, o centro de convenções deve conversar com a identidade do evento. Por exemplo, um local adequado para sediar um congresso de tecnologia deve ser inovador, atualizado e com design moderno. É preciso entender o público-alvo para compreender onde ele se sentiria mais confortável.
Leve em consideração também os valores e histórico da empresa para não contrariar os seus. O público pode associar algumas informações não atraentes à imagem do seu evento, gerando uma repercussão negativa e indesejada.
Ficou com alguma dúvida? Conte pra gente nos comentários!
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