5 de julho de 2018

Dicas sobre a organização de eventos científicos

Os eventos voltados para a divulgação científica reúnem pesquisadores e estudantes de uma determinada área do conhecimento para debater e expor projetos e resultados. Os gestores de eventos têm como desafio tornar esse tipo de encontro uma experiência eficiente e enriquecedora para os participantes. Por isso, precisam entender sobre o mundo científico e sobre a dinâmica de eventos realizado nessa área.

A Transamerica Expo Center reuniu nesta matéria as características importantes sobre as diferentes modalidades de organização existentes nesse nicho. Além disso, contamos para você o que não pode faltar na realização de eventos científicos.

Modalidades de eventos científicos

Embora possam ter propósitos semelhantes, as modalidades de eventos científicos se diferenciam no quesito abrangência geográfica e atividades desenvolvidas. Confira os principais aspectos de cada uma delas:

Congresso: Esse é um evento de grande proporção que reúne pesquisadores e profissionais interessados em divulgar ou conhecer resultados de pesquisas acadêmicas. Um congresso de Cardiologia, por exemplo, tem médicos e cientistas divulgando informações sobre o avanço do conhecimento na área e debatendo novas possibilidades. Nessa modalidade de evento, é possível haver atividades como palestras, apresentação de painéis, minicursos, mesas de discussão e etc.

Simpósio: O simpósio é mais específico e busca unir pesquisadores para debater sobre um tema único. Ele pode ser realizado em um único dia e contar com palestras e mesas de discussão.

Conferência: Ela diz respeito a um evento onde alguma autoridade sobre algum tema expõe os resultados de seu trabalho. Embora seja semelhante a uma palestra, a conferência é tem uma estrutura e participantes mais delimitados, os quais, geralmente, já são conhecedores sobre o assunto em discussão.

Colóquio: Trata-se de um evento bem pontual voltado para o diálogo entre pesquisadores. Um colóquio tem uma dimensão menor quando comparado a um Congresso e pode ser realizado em forma de apresentação de trabalhos seguida por debates.

Jornada: Esse tipo de evento tem, normalmente, duração máxima de dois dias e costuma ter uma dimensão local ou regional. Em uma jornada, os organizadores podem incluir no cronograma palestras e apresentação de trabalhos com discussões. Há jornadas que contam ainda com minicursos.

Seminário: Um seminário não precisa, necessariamente, apresentar resultados de uma pesquisa. Ele pode abranger uma ou mais apresentações sobre o desenvolvimento de um estudo com o intuito de obter sugestões do público quanto ao andamento da pesquisa.

Fórum: Ele tem um caráter mais técnico e reúne cientistas e profissionais de uma área específica para debater soluções para problemas enfrentados por um grupo de pessoas ou pela humanidade em geral.

Palestras e Ciclo de Palestras: São as apresentações de especialistas em um tema para uma plateia mais homogênea, mas que tem interesse profissional e científico nos assuntos abordados. Esse tipo de evento não tem a intenção de gerar debates. No máximo, ao final das apresentações, há uma sessão de perguntas e respostas.

Feira ou Mostra Científica: É a reunião de pesquisadores voltada unicamente para a apresentação de resultados de pesquisas por meio da exposição de painéis ou de comunicações.

O que a equipe de organização deve levar em conta?

  • Data e Local

Uma das primeiras e principais decisões a serem feitas por gestores de evento em geral é em relação ao local e a data de realização. No caso específico da categoria científica, os gestores precisam ficar atentos no calendário de eventos sobre a mesma área de conhecimento. Por exemplo, não seria bom marcar um congresso nacional de saúde pública em um período muito próximo à realização de um congresso internacional promovido pela Organização Mundial de Saúde. Isso porque muitas pessoas poderiam precisar decidir se participariam de um ou outro.

Quanto ao local do evento, ele precisa estar localizado em uma cidade estratégica que ofereça fácil a aeroportos. Afinal, muitos participantes vêm de outras regiões do Brasil ou mesmo do exterior dependendo da dimensão do evento. É importante ainda que o espaço escolhido para o evento conte com áreas para a apresentação de palestras, ambientes para a exposição de painéis e salas para a realização de debates. É claro que essas necessidades vão varias de acordo com a modalidade do evento.

  • Foco na ciência

Um evento científico precisa ter ciência! Isso pode até parecer óbvio, mas é importante que os gestores tenham em mente a importância de escolher a dedo quem serão os palestrantes e qual será o tema do encontro. A qualidade e o renome dos destaques do evento são os grandes atrativos capazes de despertar o interesse dos participantes. Por isso, é preciso convidar os maiores especialistas de uma área para participar das discussões. Quanto ao tema do evento, ele precisa ser compatível com os assuntos em alta na área de estudos ou no mundo em geral.

  • Submissão de trabalhos

A organização de um evento científico precisa contar com uma equipe para preparar toda a parte de submissão de trabalhos, exposições e premiação. Além de haver uma parte no site direcionada para o envio dos artigos científicos, é necessário ter um comitê para gerenciar todo o processo de avaliação e aceite das propostas.

Em caso de congressos com apresentações de banners, a organização precisa providenciar os painéis de exposição. Quando as apresentações são feitas em forma de comunicação, as salas devem contar com equipamentos de som e imagem.

  • Pós-Evento

Após o término de um grande evento, os gestores ainda têm bastante trabalho a executar. Um deles é obter o feedback dos participantes para saber o que pode ser melhorado nas próximas edições. Nós já contamos em outra matéria algumas dicas para coletar a opinião dos participantes em eventos em geral. Clique aqui para conferir.

Além do feedback, os organizadores precisam se preocupar com a montagem e publicação de um anal do evento. Mas, o que é isso? Trata-se de uma compilação de todos os resumos ou artigos científicos apresentados durante um congresso, jornada, simpósio ou conferência.

Você tem alguma dúvida sobre a organização de eventos científicos? Deixe a sua pergunta aqui nos comentários.

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