Entrevista: Christian Barbosa
Ele se apaixonou por administração do tempo por necessidade. Aos 14 anos, Christian Barbosa abriu sua primeira empresa de tecnologia e alguns anos depois teve problemas de saúde por estresse e falta de tempo. Por isso, se interessou por tudo que fosse relacionado ao assunto.
Atualmente, é considerado o maior especialista em gerenciamento do tempo do Brasil e ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país. Nessa entrevista, ele fala sobre a teoria da Tríade do Tempo, sobre os vilões da falta de produtividade e os segredos para gerenciar melhor o tempo na vida pessoal e profissional. Confira!
Você elaborou uma teoria para gerenciamento do tempo. Como surgiu o conceito da Tríade do Tempo?
Ela foi elaborada com base em uma pesquisa realizada com mais de 42 mil pessoas em todo o mundo. O conceito é a divisão do nosso tempo em três esferas: importante, urgente e circunstancial. Ele condena a existência simultânea de atividades importantes e urgentes, o que acaba propondo uma mudança de um paradigma estabelecido há décadas e utilizado pelos grandes pensadores da administração do tempo. A Tríade é um indicador gráfico da utilização do seu tempo, permitindo identificar qual esfera tem predominado em sua vida.
Como você trabalha essa teoria: qual a principal diferença e como colocar isso em prática – saber o que é importante, urgente e circunstancial?
A esfera Importante refere-se a todas as atividades que você faz e que têm importância em sua vida – aquelas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. É a esfera da estrada certa, na qual você coloca seu carro e sabe que na linha de chegada tudo estará realizado. O que é importante tem tempo para ser feito, pode esperar horas, dias, semanas, meses etc.
A esfera da Urgência tem todas as atividades na qual o tempo está curto ou acabou. São as atividades que chegam em cima da hora, que não podem ser previstas, mas que geralmente causam estresse.
Já a esfera Circunstancial, por sua vez, cobre as tarefas desnecessárias. São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas. É a esfera da estrada que não leva a lugar algum, que não traz resultados, apenas frustrações.
O foco é buscar meios de dedicar-se mais à esfera da importância e diminuir o tempo das demais.
Quais são as principais dificuldades que as empresas enfrentam em relação ao gerenciamento de tempo?
Costumo definir as seguintes ações como “desperdiçadoras” de tempo, tanto dentro das empresas como fora delas:
1 – Não ter objetivos definidos: se você não sabe o que quer, o tempo vai passar e nada vai acontecer, mas com certeza vai estar sempre com a sensação de que fez um monte de coisas. Escolha um ou dois objetivos extremamente realistas e “pé no chão” para os próximos meses, escreva-os e detalhe um plano de ação. Ter algo mesmo que não seja “o plano perfeito” é melhor do que não ter nada.
2 – Achar que o momento certo ainda vai aparecer: isso é um mito, ele não existe. As condições perfeitas nunca vão acontecer na hora que você precisa. Faça o momento certo ser o momento em que você decidir sair do lugar, quem espera nunca alcança, ou, nesse caso, fica no mesmo lugar. É a lei da inércia.
3 – Não planejar seu tempo: se você deixa a vida fluir como um rio, vai acabar como um peixe, na mesa de alguém ou nadando aleatoriamente. É preciso dar um norte para a semana, para o mês, para o dia. Se você não planejada nada, as coisas simplesmente se tornam urgentes e você fica sem tempo de fazer a vida evoluir.
4 – Não ter uma agenda eficiente: se você anota as coisas que precisa fazer na cabeça, no caderno ou em qualquer lugar que tiver mais próximo, você é um forte candidato a se perder entre suas tarefas, não conseguir planejar de forma adequada e quando perceber não tem tempo para nada. Agenda eficiente é aquela que centraliza tudo que precisa fazer, te permite planejar e está sempre presente com você.
5 – Usar o fim de semana para procrastinar a vida: nada contra ter um fim de semana de preguiça e não fazer nada, mas se você faz isso com a maior parte dos seus fins de semana tem algo errado. É no fim de semana que temos a oportunidade de recuperar a energia, de colocar a leitura em dia, de fazer algum curso, de ter tempo para os amigos, de estudar algo novo, de elaborar melhor as ideias.
6 – Achar que alguém é responsável pela sua carreira: não é a empresa, não é seu chefe, não são seus pais, seus amigos ou seus professores que fazem sua carreira. Você é que deve, constantemente, usar o seu tempo para investir em cursos, networking, eventos, estágios etc.
7 – Não correr riscos: se você faz o que costuma fazer sempre, vai ter o resultado de sempre. Os medíocres são aqueles que ficam na média. Os visionários nada mais são do que pessoas que correram o risco e deram certo. Visionários erram, mas é errando que torna os riscos mais calculáveis. Alguma coisa você precisa arriscar, pense bem, analise com cautela, veja os prós e os contras e vá em frente.
8 – Reclamar: aprenda com os erros, faça uma análise e comece de novo. Perder seu tempo reclamando só vai piorar a situação. Enquanto você reclama, com certeza alguém já está começando a fazer a história de sucesso do amanhã.
9 – Excesso de Redes Sociais: eu gosto do Facebook, Twitter, LinkedIn. Na medida certa, eles fazem a diferença na vida pessoal e profissional. Agora, se você está viciado nas redes e deixa de fazer coisas importantes, com certeza vai ser bem difícil de evoluir.
Você tem uma vivência ao atender grandes organizações. Em sua opinião, quais são os principais vilões para a falta de produtividade de uma empresa?
Quando resolvemos administrar nosso tempo devemos lembrar que o excesso de prioridades, urgências, falta de planejamento, desorganização, procrastinação, falta de objetivos claros e tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo são reflexos de diversos erros comuns que os profissionais cometem, como:
– Não anotar prioridades e afazeres em uma ferramenta, seja uma agenda, smartphone, caderno ou outlook;
– Não planejar seu diário com antecedência mínima de três dias;
– Não priorizar o dia de trabalho e fazer aquilo que aparece primeiro;
– Deixar o e-mail aberto a todo momento sendo interrompido constantemente;
– Deixar as coisas importantes se tornarem urgentes;
– Criar várias agendas e não sincronizá-las;
– Aceitar atividades de ouvido e esquecer de anotá-las;
– Não priorizar você na agenda;
– Não dizer “não”;
– Acreditar que tudo pode ser feito.
Além de aplicar a teoria da tríade do tempo, quais outras dicas que você sugere aos leitores do nosso blog para gerenciar melhor o tempo?
Na verdade, costumo dizer que existem 7 itens básicos para quem deseja organizar melhor o tempo:
1 – Coloque você na agenda. Crie compromissos e tarefas relacionadas a papéis e relacionamentos importantes da sua vida. Crie o papel EU S.A. e planeje ações que possam satisfazer o seu eu, coisas que você gosta, que vão te fazer bem e mais energizado. Comece se perguntando o que eu quero fazer de importante para mim? Bloqueie um horário na sua agenda e faça uma reunião com você. Leve esse você S.A. para passear, assistir um filme, ouvir aquela música ou apenas escutar o que ele quer dizer de importante.
2 – Limite o seu horário de trabalho. Quando realmente queremos ou precisamos fazer algo sempre conseguimos sair no horário, não é verdade? Assuma o compromisso de ser produtivo e eficaz nas horas de trabalho normais. Para isso, seja focado e organizado. Compreenda que o equilíbrio entre vida pessoal e profissional está relacionado a viver seu tempo com sabedoria. Se ficar tempo demais em uma determinada área da vida, as outras ficarão deficientes. Inclusive, limite Facebook, Twitter, entre outros. Autodisciplina é fundamental para viver bem o tempo.
3 – Escreva sua missão de vida. Quem tem um propósito na vida caminha com passos mais firmes, decididos e não perde tempo. A vida e o nosso tempo só começa a ter sentido quando temos uma direção a seguir. Quais são os seus sonhos? Não quer começar a vivê-los? Sempre é tempo de começar ou de recomeçar. Escrever dá forma aos nossos sonhos e permite que reflitamos sobre o que verdadeiramente é importante em nossa vida.
4 – Escreva suas principais metas. Estabeleça metas claras tanto pessoais quanto profissionais, isso ajuda a ter atividades mais pertinentes e ações mais focadas nos resultados. Indivíduos que possuem metas são mais produtivos e diminuem as circunstâncias indesejáveis. Mantenha suas metas escritas em algum lugar onde possa ler, de preferência todos os dias. E não basta apenas escrevê-las e lê-las, crie ações para atingi-las e coloque em sua agenda.
5 – Ache um hobby. Encontrar algo que gostamos muito de fazer nos dá mais disposição e energia para enfrentar o dia a dia. Se conseguir, transforme o seu hobby em sua profissão, ou sua profissão em seu hobby. É como o filósofo chinês Confúcio dizia: “Escolha um trabalho que você ame e nunca mais irá trabalhar na vida”. Se você ainda não escolheu um trabalho de amor ou que ame, comece escolhendo um hobby.
6 – Primeiro você depois os outros. Quando você começa a realizar suas prioridades, alcançar suas metas e viver o seu tempo focado no que é importante, é incrível como sua disposição e energia aumentam. A verdade é que só conseguimos ajudar os outros de fato quando ajudamos primeiro a nós mesmos. Por isso, para ter mais tempo, comece fazendo coisas que você gosta, que trazem resultado. Assim terá mais tempo para viver os relacionamentos importantes em sua vida. A sua alegria e produtividade servirão de exemplo aos outros.
7 – Equilibre seus 4 corpos. Algumas filosofias ensinam que temos 4 corpos. O corpo físico, o mental, o emocional e o espiritual. O que você tem feito para contemplar cada um desses aspectos do ser? Estabeleça um equilíbrio. Faça atividades que trarão saúde e bem estar relacionados a cada corpo. Dedique tempo para exercícios físicos, estar com pessoas amadas, estudar, rezar, meditar. Pense em cada corpo e em coisas que precisam ser feitas para eles. Agende e cumpra, eles vão te recompensar com muita energia e disposição.
Qual a importância da boa administração do tempo na vida pessoal e profissional das pessoas?
Aqueles que não organizam bem o tempo acabam perdendo a vida. Em um ambiente desorganizado sem planejamento, as pessoas têm mais chances de ficarem estressadas, sem energia, sem motivação, sem ânimo para os relacionamentos afetivos e não conseguem cuidar da própria saúde. Além disso, essas pessoas têm a impressão de que o tempo está correndo mais rápido e, no final, fica aquela sensação de que algo não foi feito. Ou seja, quem não administra o tempo de maneira coerente vira um escravo das circunstâncias. Porém, quem consegue administrar produz mais e trabalha menos, consegue se planejar melhor e focar no que realmente é importante. Consequentemente, a pessoa terá uma rotina mais equilibrada, refletindo melhores resultados na vida profissional e, principalmente, na vida pessoal.
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