O que levar em conta na hora de organizar feiras e exposições?
Nesta matéria, nós reunimos algumas informações que devem ser levadas em consideração na hora de organizar feiras e exposições. Essas duas categorias de eventos por ser idealizadas por instituições governamentais, educacionais ou privadas. Elas têm como objetivo divulgar ações, pesquisas, ideias e produtos a fim de alavancar vendas ou o prestígio dos expositores.
As feiras e exposições podem se diferenciar, por exemplo, em termos geográficos. Esses eventos são organizados para alcançar localidades específicas, existindo desde aqueles de abrangência local até as de âmbito internacional. Outra característica que os define é a periodicidade. Tratando-se de feiras setoriais, o comum é que elas sejam organizadas anual e ou bienalmente.
Planejamento
O planejamento de feiras e exposições de grande porte parte de várias pesquisas e análises sobre a viabilidade técnica e financeira da realização. O indicado é contratar uma equipe de profissionais de evento para efetuar esse trabalho e se assegurar quanto ao uso de estratégias eficientes para atingir o público-alvo e proporcioná-lo uma experiência marcante. Um planejamento mal executado pode significar a ruína do evento e afetar negativamente a imagem das empresas e marcas envolvidas.
Na hora de organizar feiras e exposições, um dos fatores que deve ser analisado cuidadosamente é quanto à escolha do local onde o evento será realizado. Ela deve levar em consideração se o ambiente tem um bom aspecto interno e externo, bem como se ele é acessível a veículos de cargas e passageiros. Isso porque é essencial haver uma infraestrutura capaz de receber a carga e descarga de equipamentos.
O ideal ainda é que o local esteja próximo a estações de ônibus, trem ou metrô. Os organizadores também podem fretar um serviço de transporte para oferecer conforto e comodidade aos participantes. De maneira geral, as feiras e exposições precisam ser sediadas em espaços especializados na realização de eventos, pois eles costumam oferecer todas essas facilidades e suporte necessário.
Outros dois pontos importantes a serem considerados no planejamento são o orçamento e o cronograma. É preciso ser cuidadoso para evitar que a feira ou a exposição termine com a conta no vermelho. Esse aspecto inclui ainda um bom plano de arrecadação de patrocínio e de parcerias. Em relação ao cronograma, é essencial que ele contenha todas as atividades de organização do evento e os responsáveis por elas, especificando qual é o prazo que cada um deles tem para finalizar as suas tarefas. Mesmo contratando uma empresa para organizar a feira ou a exposição, exija o cronograma e acompanhe se tudo está sendo feito de acordo com o estipulado.
Projeto Arquitetônico
O projeto arquitetônico nada mais é que a organização do espaço para definir a disposição dos estandes, o tamanho dos corredores e demais áreas que poderão compor o ambiente. Essa tarefa deve ser executada por arquitetos e projetistas especializados no segmento. Alguns organizadores podem até achar que não é preciso contratar esse tipo de serviço e que podem desenhar o espaço sozinhos, mas um ter um profissional específico para traçar o layout é fundamental.
A importância do projeto arquitetônico reside, primeiramente, sobre uma questão estratégia. Existem áreas em um espaço de evento que são mais privilegiadas e estratégicas do que outras, o que influencia na hora de estipular o valor de cada estande. Portanto, aqueles melhores localizados serão mais caros. Outro ponto é a segurança. O layout do espaço deve observar se há corredores com largura suficiente para comportar o fluxo de participantes esperados e sem se esquecer do fácil acesso às saídas e aos banheiros.
Um bom projeto vai precisar levar em consideração, portanto, as especificidades de cada evento. O importante é que o layout seja harmônico e funcional, fornecendo conforto aos participantes e visibilidade aos expositores.
Material de montagem
O sistema Octanorm é um dos principais modelos de instalação de estandes. Ele conta com uma aparência objetiva, além de ser mais prático de ser montado. Outros expositores podem preferir estruturas mais sofisticadas, utilizando materiais mais nobres. Independentemente do modelo, a criatividade é muito bem-vinda nessa etapa, pois ela ajudará a projetar espaços agradáveis e inovadores. O importante é manter em mente que alguns elementos são praticamente obrigatórios na hora de montar uma feira ou exposição.
Os organizadores precisam se preocupar, por exemplo, com o tipo de divisória a ser utilizada e com o piso. Este deve ser adequado ao tipo do evento, sendo possível recorrer à forração. Nesse caso, os carpetes são uma alternativa. Eles podem ser aplicados sobre a superfície ou sobre tablados especiais. Outro elemento importante é a testeira, a qual é utilizada para inserir o nome da feira e como uma forma de merchandising. Certifique-se de que o local escolhido para a realização do evento disponibilize esse recurso!
O mobiliário também faz parte do material de montagem, podendo incluir mesas, cadeiras, poltronas, entre outros. A boa notícia é que existem empresas especializadas na locação de mobílias para feiras e exposições. A dica é que os móveis componham a identidade do evento, ou seja, eles devem conversar o segmento em foco.
Infraestrutura e precauções
Organizar feiras e exposições requer muita cautela. Antes de fechar o contrato com o espaço onde você pretende realizar o evento, é preciso se certificar de que eles ofereçam toda a infraestrutura necessárias. Alguns dos itens a serem averiguados incluem: área de alimentação ou espaço onde uma poderá ser instalada, número adequado de sanitários, estacionamento seguro, sala de imprensa, sinalizações para orientar os expositores e os participantes, espaço para secretaria, serviço de limpeza, segurança, internet e telefone.
O espaço do evento deve estar em dia com as medidas de segurança estipuladas por lei, devendo haver, por exemplo, saídas de emergência e equipamentos para conter incêndios. O espectro preventivo também inclui a instalação de uma área para a prestação de serviços de primeiros socorros. Ah, a contratação de um seguro é outro fator muito importante. O valor cobrado pelas seguradoras varia de acordo com a dimensão do evento.
Você pretende organizar feiras e exposições e tem alguma dúvida? Deixe a sua questão nos comentários ou entre em contato conosco.
Referência:
SEBRAE. Manual de feiras e exposições.
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