Segurança para eventos: 8 dicas para ter tudo sob controle
Um dos principais passos para ter sucesso no dia do seu evento é garantir que todos os participantes estejam seguros e prevenir qualquer contratempo ou acidente que possa ocorrer.
A tarefa é uma responsabilidade exclusiva do produtor, mas, para isso, ele pode contar com profissionais capacitados e empresas terceirizadas confiáveis que irão ajudá-lo a ter tudo sob controle.
Quer saber mais sobre o assunto? Então, acompanhe as 8 dicas de segurança para evento que reunimos neste artigo.
1. Escolha um local adequado para o evento
Um dos primeiros passos na organização de um evento é definir a quantidade de pessoas que serão convidadas e estabelecer um número aproximado de participantes presentes no dia da cerimônia.
Este ponto será importante na hora de procurar um local, pois, para manter a segurança de todos, o tamanho do espaço terá que ser compatível com o público esperado.
Outro ponto importante é a região escolhida para realizar o evento. O lugar deverá ser de fácil acesso, oferecer segurança, ter iluminação nas vias e apresentar todos os benefícios necessários para acomodar seus convidados, como estacionamento, restaurantes e locais para se hospedar.
2. Providencie todas as documentações necessárias
Após escolher o local, é necessário verificar se ele está de acordo com as normas de segurança exigidas por lei e, além disso, providenciar todos os documentos necessários.
As obrigações mais comuns são: alvará de funcionamento do espaço, laudo técnico de segurança, comunicado à polícia e ao corpo de bombeiros, plano de limpeza e, em alguns casos, vistoria sanitária.
Lembrando que cada tipo de evento exige cuidados e documentos específicos e que essas providências são essenciais para prevenir multas, cancelamentos e acidentes.
3. Contrate uma equipe especializada em segurança para eventos
Um quesito importante para garantir que o seu plano de segurança saia como planejou é contratar uma equipe qualificada para trabalhar no seu evento.
Para isso, você pode contar com uma empresa especializada em vigilância de eventos ou com funcionários freelancers que já tenham experiência na área.
É importante frisar que nos dois casos é essencial escolher pessoas de confiança, responsáveis e que estejam preparadas para lidar com urgências da melhor maneira.
4. Ofereça um treinamento adequado à toda equipe
Ainda falando sobre sua equipe, é importante que todas as pessoas que vão trabalhar no dia do evento passem por um treinamento rigoroso e conheçam a programação completa da cerimônia.
Afinal, por mais que eles tenham uma lista de tarefas e regras a seguir, e já tenham trabalhado em inúmeros eventos, é ideal que eles saibam as particularidades de tudo o que está sendo organizado e, assim, se preparem devidamente.
Uma ótima dica é realizar um ensaio com todo o staff alguns dias antes da cerimônia.
5. Utilize equipamentos para manter a comunicação entre todos
Considerando que, no dia do evento, cada funcionário ficará em um lugar diferente e que algumas situações de irregularidade podem exigir uma comunicação mais rápida e discreta entre eles, é importante disponibilizar dispositivos que facilitem essa conversa.
Os custos para adquirir essas ferramentas podem ser pagos pela agência de segurança contratada ou incluída no orçamento do próprio evento.
6. Tenha planos de contingência e abandono
Tanto o plano de contingência quanto de abandono é feito para padronizar os procedimentos que devem ser adotados em casos de incidentes graves, como, por exemplo, incêndios, tumultos ou desmoronamentos.
No plano de contingência você irá definir as ações que sua equipe deve realizar para manter a calma e a segurança dos convidados.
Já no plano de abandono serão apresentadas as rotas de saída, itens para evacuação do local em caso de emergência, lugar onde estarão os extintores de incêndio e todos os quesitos importantes para que todos os participantes deixem o evento de forma segura.
7. Contrate um seguro de curto prazo
Um serviço não muito conhecido, mas que pode ser útil para quem promove um evento é a contratação de um seguro a curto prazo.
Normalmente, esses planos cobrem as despesas e indenizações causadas por acidentes, e garantem às vítimas ou à própria empresa organizadora respaldo para reparar os danos ocasionados.
8. Tenha uma brigada de incêndio no local
A equipe da brigada de incêndio conta com profissionais preparados para atuar em casos de incêndio ou desastres, por isso, eles estão aptos a realizar evacuações, resgastes e combater acidentes.
Além disso, com a contratação desse serviço, você poderá solicitar uma inspeção do espaço para verificar os equipamentos de segurança disponíveis e também pedir que eles definam estratégias para a sua equipe seguir caso ocorra algum incidente.
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